[{"data":1,"prerenderedAt":18},["ShallowReactive",2],{"blog-case-study-ws-epic-crm":3},{"slug":4,"title":5,"excerpt":6,"content":7,"coverImage":8,"category":9,"author":10,"publishedAt":13,"readingTime":14,"seo":15},"case-study-ws-epic-crm","In 2 Wochen zum eigenen CRM: Wie W&S Epic manuelle Prozesse eliminierte","Wie eine Agentur in nur 2 Wochen ein maßgeschneidertes CRM-System bekam, das manuelle Kundenprozesse komplett automatisierte.","## Die Ausgangslage\n\nMaximilian Winkler, Geschäftsführer der W&S Epic GmbH, stand vor einem Problem, das viele Agenturinhaber kennen: Sein Team hatte kein funktionierendes CRM-System. Kundeninformationen lagen verstreut in E-Mails, Tabellen und Notizen. Jeder Kundenkontakt erforderte manuelles Zusammensuchen der relevanten Informationen.\n\nDie Konsequenz: Kunden bekamen nicht immer die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt. Das Team verbrachte Stunden damit, Daten zu pflegen, statt sich auf die eigentliche Kundenarbeit zu konzentrieren.\n\n## Das Problem im Detail\n\n### Manuelle Informationsbereitstellung\n\nBei W&S Epic mussten Kundeninformationen manuell zusammengestellt werden:\n\n- **Projektstart:** Jeder neue Kunde erforderte manuelles Zusammentragen von Briefings, Kontaktdaten und Projektanforderungen\n- **Laufende Betreuung:** Status-Updates und Meilensteine mussten aktiv kommuniziert werden -- ohne automatische Erinnerungen\n- **Übergaben im Team:** Wenn ein Teammitglied krank war oder im Urlaub, fehlte der Kontext. Informationen steckten in individuellen E-Mail-Postfächern\n\n### Fehlende Skalierbarkeit\n\nDas Fehlen eines Systems funktionierte bei 5 Kunden noch halbwegs. Bei 15 Kunden wurde es zum echten Engpass. Maximilian wusste: Wenn die Agentur wachsen soll, braucht sie ein System, das mitwächst.\n\n### Warum Standard-CRMs nicht passten\n\nMaximilian hatte bereits mit HubSpot und Pipedrive experimentiert. Die Standard-Pipelines und Datenmodelle passten nicht zu den spezifischen Prozessen einer Agentur. Die Workarounds fraßen mehr Zeit als sie sparten.\n\n## Die Lösung: Ein maßgeschneidertes CRM in 2 Wochen\n\n### Woche 1: Analyse und Konzeption\n\nGemeinsam mit Maximilian und seinem Team dokumentierten wir die bestehenden Prozesse. Die wichtigsten Erkenntnisse:\n\n1. **80 Prozent der Kundeninformationen** wurden an mindestens zwei Stellen gepflegt\n2. **Durchschnittlich 45 Minuten pro Tag** gingen für manuelle Datenpflege verloren -- pro Mitarbeitendem\n3. **3 von 10 Kundenanfragen** wurden verspätet beantwortet, weil Informationen erst zusammengesucht werden mussten\n\n### Woche 2: Entwicklung und Go-Live\n\nDie Entwicklung erfolgte iterativ. Jeden zweiten Tag gab es eine kurze Demo mit Feedback.\n\n**Was das System umfasst:**\n\n- **Kundenübersicht:** Alle relevanten Informationen auf einen Blick -- Kontaktdaten, Projekte, Kommunikationshistorie, offene Aufgaben\n- **Automatische Benachrichtigungen:** Das System informiert das Team automatisch bei fälligen Aktionen -- Meilensteine, Follow-ups, Vertragsverlängerungen\n- **Individuelle Projekt-Pipeline:** Zugeschnitten auf W&S Epics Workflow, nicht auf ein generisches Pipeline-Modell\n- **Team-Übergaben:** Jeder im Team hat Zugriff auf den kompletten Kundenkontext\n- **Reporting:** Automatische Übersicht über Pipeline, Auslastung und offene Aufgaben\n\nDie Schulung dauerte eine Stunde -- weil das System die Abläufe abbildet, die das Team bereits kannte.\n\n## Die Ergebnisse\n\nMetrik: Zeit für Datenpflege | Vorher: 45 Min/Tag pro MA | Nachher: \u003C 5 Min/Tag\nMetrik: Reaktionszeit auf Kundenanfragen | Vorher: Ø 4 Stunden | Nachher: Ø 30 Minuten\nMetrik: Informationsverlust bei Übergaben | Vorher: Regelmäßig | Nachher: Eliminiert\nMetrik: Onboarding neuer Kunden | Vorher: 2-3 Stunden | Nachher: 15 Minuten\nMetrik: Vergessene Follow-ups | Vorher: 3-5 pro Woche | Nachher: 0\n\n### Was Maximilian sagt\n\n> \"In zwei Wochen hatten wir ein CRM-System, das genau zu unseren Prozessen passt. Keine Workarounds, keine unnötigen Features. Einfach ein System, das funktioniert. Unsere Kunden merken den Unterschied -- sie bekommen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt.\"\n\n### Skalierbarkeit gesichert\n\nSeit der Einführung hat W&S Epic sein Kundenportfolio deutlich ausgebaut -- ohne zusätzlichen administrativen Aufwand. Keine zusätzlichen Lizenzgebühren pro Nutzer, keine teuren Upgrades für mehr Kontakte.\n\n## Warum 2 Wochen reichten\n\n1. **Klare Analyse:** Fokus auf die Kernprozesse, nicht auf alles auf einmal\n2. **Modularer Ansatz:** Das CRM war das erste Modul. Weitere Funktionen können jederzeit ergänzt werden\n3. **Moderne Entwicklungsmethoden:** KI-gestützte Entwicklung und bewährte Frameworks reduzieren die Entwicklungszeit drastisch\n\n## Fazit\n\nDie Geschichte von W&S Epic zeigt: Ein maßgeschneidertes CRM muss kein Mammutprojekt sein. In zwei Wochen kann ein System entstehen, das genau die eigenen Prozesse abbildet -- ohne Kompromisse, ohne Workarounds und ohne monatliche Lizenzkosten an US-Softwarekonzerne.\n\nDer Schlüssel liegt nicht in der Komplexität des Systems, sondern in der Klarheit der Analyse. Wer seine Prozesse versteht, braucht kein überladenes Standardtool. Sondern ein schlankes System, das genau das tut, was es soll.","https://prozessfaktor.de/images/blog/case-study-ws-epic-crm.svg","Praxis",{"name":11,"avatar":12},"Ben Oestreich","","2026-02-26T09:00:00+01:00",4,{"title":16,"description":17},"Case Study: W&S Epic - CRM in 2 Wochen | Prozessfaktor","Wie eine Agentur in 2 Wochen ein maßgeschneidertes CRM bekam und manuelle Prozesse eliminierte.",1774965528972]